IFI 6068 Sissejuhatus infosüsteemidesse · 2017 sügissemester · 14 loengut · 14 praktikumi · 12 ülesannet · 6 näiterakendust · eksam

code

Loeng 1 · Infokäitluse eesmärgid

Infokäitluse eesmärgid

  1. Töö, äri ja tarbimise varustamine infoga.
  2. Äri- töö- ja tarbimisprotsesside kiirendamine ja parendamine info ja infotöötluse läbi.
  3. Konkurentsieelise loomine uute IT-põhiste äri- ja tööprotsesside abil.
  4. Organisatsiooni infovarade efektiivne ärakasutamine.

Infokäitlusprobleemid

Olukorrad, kus infokäitluse korraldamine või in­fo­va­ja­duse täitmine ei ole tri­viaalne, vaid vajab teatud os­kusi, ressursse ning võib olla isegi info­süs­tee­mi loo­mist.

Infokäitluse puudused orga­ni­sat­si­oo­nis. Info- ja info­käit­luse (tüüp)­prob­leeme võib loetleda hulgaliselt:

Infoeelis

Infoeelis (ingl information advantage) Eelis, mida kahe üks­tei­sega kon­ku­reeriva või võitleva poole ole­mas­olul omab see pool, kellel on roh­kem või kva­li­teet­se­mat in­fot. Uuem militaartermin, mis on ka­su­ta­tav ka laie­malt.

Infoerinevus Erinevus konkureerivate osapoolte käsutuses olevas informatsioonis. Infoülekaal (ingl information superiority, information dominance) Ühe vaenu­poo­le taktikaline üle­kaal parema info ning suut­likumate infokäitlussüsteemide läbi. Infoülekaal on ajas piiratud; saavutatakse oma infosüsteemide üleoleku läbi, konkureerivate infosüsteemide toimimise takistamisega.

Mida on võimalik saavutada?

Infokorralduse koguefekti (ettevõtte mastaabis) on raske mõõta. Ühe uuringu autorid väidavad, et hästi korraldatud infokäitlusega ettevõtete kasumlikkus oli keskmisest 20—40% kõrgem. Mida on võimalik infokäitluse optimaalse korraldamisega saavutada?

Mida infokäitluse korraldus ei saa anda?

Absoluudid ja ideaalkujundid

Absoluut — mõtteline, ideaalne süsteemi või lahenduse seisund, milles süsteemi mõni kasu­lik omadus on viidud maksimumini (või kahjulik omadus — miinimumini).

Oskused (eesmärk)

  1. Oskus märgata ja infokäitlusprobleeme ja mõista nende tähtsust.
  2. Oskus organiseerida teavet ja vahendeid infokäitlusprobleemide lahendamiseks: – üksikjuhtumid – süsteemide arendamine.
  3. Konkreetsete infokäitluse ja selle korralduse tehnikate ja tehnoloogiate, sh süsteemiarenduse tehnikate valdamine.

Infokäitlus

(information management) Koondmõiste mitme­su­gus­tele info ko­gu­mi­se, hoid­mise, töötle­mi­se, edas­ta­mi­se ja kasu­ta­mi­se tege­vus­tele or­ga­ni­sat­si­oo­nis. Infokäitlus on termin, mis on olnud teenimatult var­jus; arvan, et paljud ise­gi ei ole kuulnud sellist sõna. See sõna võiks olla vasteks inglise terminile in­for­mat­ion mana­ge­ment. Ma ei poolda “juhtimise” ja “hal­damise” ka­su­ta­mist sellistes kontekstides (in­fo­juhtimine, info­hal­dus). Esiteks, “juhti­mi­ne” ei ole ise tegemine. Osav juht delegeerib, kor­raldab, laseb ära teha. Teiseks, ka “hal­du­sel” on probleem – see ei ole piisavalt täpne. “Hal­dus” paljudes si­tu­at­si­oo­ni­des, sh ka info­süs­teemide kavandamisel on ohtlikult eba­täp­se si­su­ga termin. Näide info­süs­tee­mi läh­te­üles­andest: “Mooduli ‘Isik’ üles­an­deks on isikute haldamine”. Mida see tähendab? Kas C(reate), R(ead), W(rite), D(elete) operatsioone või kee­ru­ka­mat töötlust? “Infokäitluse” eelis “IT” ees on selles, et ta on laiem mõiste. IT ka­su­ta­mi­ne on igati OK, kuid peame ar­ves­tama, et mitte kogu info käsitlus ja ka­su­ta­mi­ne organisatsioonis ei toimu IT läbi.

Joonis 1

Infokäitluse liigid

Harilikult loetakse info­süs­tee­miks info­käit­lust, mis toi­mub info­teh­no­loo­gia süs­teem­se kasu­ta­mi­se­ga. Li­saks nii mää­rat­le­tud info­süs­tee­mile toimub or­ga­ni­sat­sioonis ka IT mit­te­süs­teem­ne kasu­tamine. Näi­­­teks ar­vu­ti­te ka­su­ta­mi­ne teks­ti­tööt­luseks, mil­­le jaoks ei ole välja töö­ta­tud eral­di korda ega süs­teemi—ini­me­sed on varustatud töö­va­hen­di­te­ga, võib-ol­la on läbi­nud koo­li­tu­se ning kasutavad tehno­loo­giat oma ära­näge­mi­sel, vas­ta­valt vaja­du­sele. IT mitte­süs­teem­ne kasutus võib olla valdav, või ise­gi ab­so­luut­ne (kui or­ga­ni­sat­si­oo­nis in­fo­süs­tee­mi ei ole). In­fo­käit­lust saab or­ga­ni­see­ri­da ka va­hen­di­te­ga, mis ei kuu­lu ta­va­kä­si­tu­ses info­teh­no­loo­gia hul­ka. Näi­teks võib toot­mis­prot­ses­si plaa­ni­mi­se rea­li­see­ri­da sei­na­tahvli, spetsi­aal­se­te markerite ja tä­his­tuste süs­teemi abil; võib töö­tada välja paberit, mitte ar­vu­teid ka­su­tava, kül­lalt kee­ruka plaa­ni­mis­süs­teemi. Sel­liseid info­tehno­loo­gi­aid vä­he või üld­se mitte ka­su­ta­vaid süs­tee­me võib ka nime­ta­da in­fo­süs­tee­mi­deks, kuid sel juhul lai­en­dame me info­süs­tee­mi mõis­tet. Lõ­puks jääb info­käitlus, mis toi­mub or­ga­ni­sat­si­oo­nis mit­te­süs­teem­selt ja ar­vu­teid mit­te ka­su­ta­des. Info­süs­tee­mi­ga haa­ra­mata in­fo­käit­lu­se mär­kami­ne on tähtis, sest or­ga­ni­sat­si­oo­ni kui ter­viku efek­tiiv­sus sõl­tub kõi­gi info­käit­lus­vor­mi­de efek­tiiv­su­sest. Süs­teemi haa­ra­ma­ta in­fo­tööt­lusest ülevaate omamine on tähtis ka selle poolest, et see moo­dustab ala, ku­hu info­süs­teem võib areneda ja laie­ne­da.

Infokasutuse eesmärgid

Mida tegelikult tahetakse öelda? Selline küsimus on vajalik, sest tekst ja tähendus ei ole jäigalt seotud, kuigi seda infosüsteemides püütakse saavutada. Küsimus viib para­tamatult küsimuseni: mida infoga tahetakse saavutada? Infokäitluse pragmaatiline aspekt (vastandina info süntaksile ja semantikale) on oluline. Vaadates otsesest infotöötlusoperatsioonist sammu kaugemale, leiame, et info töötluse või kasutuse eesmärgid võivad olla mitmesugused: - otsuse tegemiseks - protsessi juhtimiseks - edastuseks - müügiks - uue protsessi loomiseks - uue toote või teenuse loomiseks - mõjutamiseks - millegi ärahoidmiseks - plaanimiseks - kontrollimiseks - informeerimiseks - teadmatuse vähendamiseks - määramatuse vähendamiseks - valikuvõimaluste laiendamiseks - võimaluste avardamiseks - teadmise suurendamiseks - õppimiseks - tulemuslikumaks tegutsemiseks - äri arendamiseks.

Infokäitlustegevused

Kõige lihtsamad infokäitlustegevuste klassifikatsioonid tulenevad arvutimälu tehnoloogiatest. Mälu­teh­no­loogia üheks tähtsamaks omaduseks on toetatavate andmeoperatsioonide ulatus (read-only, read-write ja nende variatsioonid). Mitmetest infoanalüüsi ja süsteemiarenduse mee­todites kasutatakse nn CRUD liigitust: - Info loomine (Create) - Info kasutamine (Read) - Uuendamine (Update) - Kustutamine (Delete). Liigitust võib laiendada, lisades infoedastusoperatsiooni jne. Sisulise, inimese poolt teostatava infotöötluse ja –kasutuse huvipakkuvaid liike on kahtlemata rohkem. Andmekogude seadus (kehtis kuni 2008. a, asendati avaliku teabe seadusega) eristas 13 andmetega tehtavat toimingut: kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, päringute teostamine, väljavõtete tegemine, kasutamine, üleandmine, ühendamine, juurdepääsu sulgemine, kustutamine, hävitamine. Isikuandmete kaitse seadus määratleb isikuandmete töötlemise kui iga isikuandmetega tehtav toimingu, “sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest”. Standardset infokäitlustegevuste liigitust välja kujunenud ei ole. Infokäitluse tegevuste (andmetega sooritatavate töötlusoperatsioonide e andmeoperatsioonide) väljaselgitamine ja liigitamine on oluline nii infosüsteemide plaanimisel aga ka infokäitluse parendamisel ilma süsteemiehitamiseta. IT toetust saab ju pakkuda ainult infokasutusele, mida on süsteemi tegemisel suudetud ette näha. Infokäitlustegevusteks tuleb lugeda ka kognitiivselt keerukad, mõtlemisega seotud tegevused, nt mitmesugused info hindamise, analüüsi ja sünteesi (kompositsiooni) tegevused.

Infokäitlusvaja­dused

Joonis 2 (information manage­ment needs)

Infokäitluse süs­teem­ne korraldamine eel­dab info­käit­luse teatud re­gu­laarsust organisatsioonis. IT lahendust, kasvõi näi­teks mak­rot teeme tavaliselt ikka siis, kui on või­ma­lus seda rohkem kui üks kord kasutada. Sageli kor­duv, töö­ma­hu­kas kuid suhteliselt lihtsa sise­loo­gi­ka­ga infotöötlus on enesestmõistetavalt süs­­tee­mi­aren­duse esi­me­seks ob­jek­tiks. Automatiseerida või süs­tee­­miga toe­ta­da tuleb ka eba­regulaarset, kuid krii­ti­list, suurte või­malike kah­ju­dega seotud infokäitlust (näi­teks tur­va- ja häda­olu­kor­rasüsteemid, mis nor­maal­olekus on jõu­de). Pea­ae­gu igas or­ga­ni­satsioonis tekib ka ette­nä­ge­matuid in­fo­käitlusvajadusi; nende jaoks tu­leb or­ga­ni­seerida unikaalne käitlus või täi­en­da­da ole­mas­ole­vaid in­fo­süs­tee­me.

Infokäitlusvajaduste väljaselgitamine

Paljud, kui mitte enamus infokäitlusvajadusi on lei­tavad info kvaliteedi puu­du­jääkide analüüsi kaudu. Tei­ne, info kvaliteediprobleemidega tihedalt seo­tud allikas on infokäitlusprobleemid.

Infosüsteem – määratlus

(information system) 1. Süsteemne teh­no­loo­gi­li­ne lahendus organi­sat­si­ooni info­käit­lus­prob­lee­mi­le (või prob­lee­mi­de­le). 2. (Steven Alter’i määratlus) Infosüsteem on süsteem, mil­les ini­me­sed (osa­le­jad) ja/või ar­vu­tid soori­ta­vad mit­me­suguseid info­töötlus­prot­sesse, ka­su­tades in­fot, teh­no­loogiaid ja teisi res­surs­se, et val­mis­tada in­fol põhi­ne­vaid tooteid või osutada in­fol põhi­nevaid tee­nu­seid sises­tele või välis­tele klien­ti­dele_._

Joonis 3

Erinevus töösüsteemist

Infosüsteeme teistest töö­süs­tee­mi­dest eristav tun­nus on: 1) info­süs­tee­mi­des too­detud too­detes ja tee­nus­tes on info domi­neeriv; 2) prot­ses­sid te­ge­levad põ­hi­li­selt in­fo tööt­lemisega. Lisaks info tööt­le­mi­sele või­vad info­süs­teemis osa­lejad teha ka tei­si tege­vu­si (ka­su­tades IT-d või ilma): su­hel­da, mõtelda, te­ha otsu­seid, füü­si­li­si te­ge­vusi jms. Info­tööt­lus­prot­ses­sid või­vad toi­mu­da IT abil, käsitsi või täie­li­kult IT poolt teosta­tuna.

Praktikas mõistetakse info­süs­tee­mi all erinevaid asju

Uurijal tuleb täpsustada, mida or­ga­ni­satsioonis info­süs­teemi all sil­mas peetakse. Esi­me­ne tä­he­le­panek, mida infosüsteeme vaatlema asu­des ko­he tee­me, on info­süs­tee­mi mõiste suh­te­line eba­mää­ra­sus. Ühest kül­jest on hea, kui mõis­te on paind­lik, suu­dab haarata erinevaid as­ju ning ko­han­dada end just sel­li­seks, nagu konkreetne olu­kord nõuab. Võib-olla vajabki keel toi­mimiseks mõisteid, mis ei ole kindlalt paigas. Kuid kas info­süs­teem peab olema sel­li­ne mõis­te? Praktikas näeme kõige eri­ne­va­maid ka­su­tus­viise. Info­süs­teemile on or­ga­ni­sat­si­ooni eel­ar­ves võib-­ol­la eral­datud kin­del eel­ar­ve­rida. Mida see si­saldab? Ku­lu­tused riist­va­ra os­tuks; ku­lu­tused tark­vara väljatöötamiseks; pro­jek­ti juh­ti­mise üld­ku­lu. Fi­nant­siliselt võib in­fo­süsteem olla suhte­li­selt selge objekt—me oskame kok­ku arvu­tada, kui palju süsteemi tege­mi­ne maksma läks (kuigi mak­su­mus­se ei ar­ves­tata pal­jude töö­tajate kulutatud aega jt ku­lu­sid). Kuid kas omame sisulist et­te­kuju­tust, mis on info­süs­teem? MÕTTEEKSPERIMENT. Neli vaatlejat otsus­ta­vad väl­ja sel­gi­ta­da, milli­seid in­fo­süsteeme üks firma ka­su­tab. ESIMENE uurija läheb firmasse ning küsib esi­me­selt ette­juh­tu­valt tööta­jalt: 1. Kas teie ettevõttes on in­fo­süsteeme? 2. Mitu infosüsteemi teil on? 3. Ni­me­ta­ge palun need info­süsteemid? TEINE uurija läheb läheb samasse et­te­võttesse ning küsib mõ­ne teise töö­ta­ja käest samad küsi­mu­sed. KOLMAS uurija läheb firmasse, vaat­leb toimuvat ning ei küsi midagi. NELJAS uurija siseneb interneti kaudu firma ar­vu­tivõrku ning uurib mit­me­su­guseid dokumente ja and­mebaase, püü­des kindlaks teha info­süs­teemi(de) olemasolu. Kas uurijad saavad kooskõlalised tule­mu­sed?

Süsteem ei ole alati nähtav

Heaks ana­loo­giks, või õi­gemini—tei­seks sa­ma­de probleemidega süs­teemide klassiks on kva­li­tee­di­süs­tee­mid. Pal­jud ettevõtted teevad kvaliteedi­süs­tee­me. Probleemiks on see, et süs­teem (an­tud juhul—kvaliteedi­süsteem) ei ole otseselt näh­tav. Kva­liteedi­süs­teemi au­dii­to­rid võivad küll firmat ins­pek­tee­ri­da, tut­vu­da kva­liteedi­doku­men­tat­siooniga, ves­tel­da töö­ta­ja­te­ga, teha vaatlusi, uu­ri­da “do­ku­men­taalseid tõen­deid”—ning jõu­da sei­su­ko­hale, et tõesti—sel­lel firmal on nõue­te­ko­ha­ne (või mit­te­kohane) kvaliteedi­süs­teem. Kuid kva­li­tee­di­au­diitorid omavad vastavat ette­valmistust—nad tun­ne­vad raamistikku, kvali­tee­di­juhti­mise mõistete süs­tee­mi, mis aitab (teeb võimalikuks?) neil süsteemi nägemise. Ette­val­mis­tu­sega küla­li­ne aga—kas ta suu­dab näha ja mõis­ta ettevõtte ühte spet­sia­li­see­ri­tud süs­teemidest? Siit jõuame ka kü­si­museni: Milline ettevalmistus, mil­li­sed eel­ne­vad tead­mised pea­vad olema, et näha ja mõista info­süs­tee­mi?

Mida mõistame süsteemi olemasolu all?

Mida tä­hendab, kui keegi väi­dab, et orga­ni­sat­si­oonis on in­fo­süsteem? Süsteemi mai­ni­mi­ne eel­ar­ves või do­ku­men­tides ei tähenda veel süsteemi te­ge­li­kus kasu­tu­ses. Info­süs­teemiole­masolukü­si­mus ei ole see­tõt­tu mitte lihtne binaarselt vastatav küsi­mus, vaid ter­ve küsi­mus­te komp­leks. Kõige­pealt, in­fo­süsteem võib ek­sis­tee­ri­da no­mi­naalselt. Sel­line süsteem võib küll ühel või tei­sel põh­ju­sel olla (veel) “nime­kirjas”, kuid süs­tee­mi ka­su­ta­mi­sest on loo­bu­tud (või pole ku­nagi ka­su­ta­tud­ki). Ole­mas­oleva süs­tee­mi mitte­kasu­ta­mi­seks võib olla mit­meid põh­jusi: süs­tee­mi eba­õn­nes­tu­mi­ne, ma­ha­jäämus, ka­su­tus­vajaduste muu­tu­mi­ne, aga ka kasuta­jate aktiiv­ne või passiivne vas­tuseis ka­su­ta­misele. Teisest küljest, esi­neb ka süs­tee­me, mida ka­su­ta­takse kit­sas ka­su­ta­ja­te rin­gis; teistel on süsteemi ole­mas­olu ju­ba mee­lest läinud. Küllalt tihti võime leida mit­te­vasta­vuse in­fo­süsteemide te­ge­li­ku ka­su­tuse ning or­ga­ni­sat­si­oonis kasutuse koh­ta tek­ki­nud pil­di va­hel.

Süsteemi kasutajad

Infosüsteeme tehakse Eestis ikka rohkem ja rohkem. Kas kõigile nei­le jät­kub kasutajaid? Enam ei piisa ainult õppematerjali üles­pa­ne­kust, et tuleb õppijaid. Kuidas saab üks info­süs­teem edukalt kon­ku­reerida tei­se­ga? Mida tähendab konkurents kasu­ta­ja­te pä­rast see infosüsteemide te­gi­ja­tele? Millist kasutajate arvu lugeda suureks? Vrdl ko­da­ni­ku­algatuse süs­tee­mi TOM hin­da­mise juhtumiga: kas kümme seaduse muu­da­tu­se­ni viinud ettepanekut on vähe või palju? Olu­korras, kus organisatsioon hakkab “kül­las­tub” in­fo­süs­tee­mi­dest, tõu­se­vad kasu­ta­ja­te vas­tu­sei­su prob­leemid esile.

Kas infosüsteem on ainult info­süs­teem?

Võib mär­ga­ta kaht vas­tu­pidise suunaga ten­dent­si: in­fo­süs­tee­mid ühest küljest eris­tuvad teis­test süs­teemidest (tar­bi­mis-, töö-, suht­lus-, sot­si­aal­sed jms süs­teemidest); sa­mal ajal võib täheldada ka pal­jude in­fo­süstee­mide kok­ku­kasvamist teist lii­ki süs­teemidega. e-ettevõttes on info­süs­teem ja “äri­süs­teem” on prak­ti­li­selt eris­ta­ma­tud.

Süs­tee­midesse haa­ra­ma­ta infokäitlus

Ka infosüsteemidesse otseselt mittekuuluv või nen­dest väljapoole jääv in­fo­käit­lus vajab teatud or­ga­ni­sat­siooni. Märgime siin ainult mõnda küsi­must, mis selles vaates huvi pakuvad:

Kokkuvõte

CC BY-NC-SA 4.0 Priit Parmakson 2017