IFI 6068 Sissejuhatus infosüsteemidesse · 2017 sügissemester · 14 loengut · 14 praktikumi · 12 ülesannet · 6 näiterakendust · eksam
code
Põhimõisted: arendus ja iseareng; muutus ja seisund (olukord); dünaamika ja stabiilsus; ehitamine ja kasutamine.
Infosüsteeme uurima asudes peaksime kõigepealt selgitama, milline on meie huvi? Kas tahame välja selgitada, kuidas infosüsteeme ehitada (instrumentaalne huvi)? Või huvitab meid hoopis see, millised valmis ehitatud infosüsteemid tegelikult on?—palju neid on? kuidas neid kasutatakse? milliseid tulemusi kasutamine annab, jne. Teaduskeele järgi—huvi ja vaatenurk võib olla preskriptiivne (kirjutab ette, kuidas peaks olema) või deskriptiivne (kirjeldab, kuidas nähtus tegelikult on). Infosüsteemide vallas annavad preskriptiivsed ja deskriptiivsed vaatenurgad tihti teineteisele vasturääkivaid tulemusi. Infosüsteemid ei toimi, ei lähe käima nii nagu kavandatud. (Peaaegu igaüks neist 60% ebaõnnestunud tarkvaraprojektidest tähendab—ebaõnnestunud, mittetoimivat infosüsteemi). Võime kõnelda kahte liiki tegelikkusest—infosüsteemid, nii nagu need on kavandatud; infosüsteemid sellistena, nagu need kujunevad tegelikus kasutuses.
Infosüsteemide arendajate—nendest enamik liigitavad end vahest IT inimesteks (aga on ka juhte, äri ja erinevate alade spetsialiste)—huvi infosüsteemide vastu on eelkõige instrumentaalne. Küsimus püstitatakse nii: kuidas teha infosüsteemi? _Tunduvalt harvem—_ kuidas olemasolev süsteem toimib (ei toimi)? Kuidas süsteemi paremaks teha? Vajame ka infosüsteemide olemuse ja toime seaduspärasuste mõistmist. See aga eeldab süsteemi tegemise huvipositsioonilt teatud eemaldumist, vaatlust ning mõtestamist—Mis on infosüsteemid? Kuidas nad toimivad? Miks infosüsteemid sageli ei toimi?
(information management cycle, information processing cycle) Info töötluse ja kasutuse operatsioonide ajaliselt järjestatud kogum; kindla eesmärgi saavutamiseks teostatud infokäitlusoperatsioonide jada. Infokäitlustsükkel annab harilikult protsessi küllaltki kõrge abstraktsiooniastmega kirjelduse.
Mõningaid tuntud infokäitlustsükleid:
Konkurentsiluure infokäitluse tsükkel (business intelligence cycle)
Otsustamine millist infot koguda (deciding what to collect)
Info kogumine (collecting the information)
Info töötlemine (converting information into intelligence)
Korrastamine ja koondamine (collating)
Kataloogimine (catalogueing)
Ühendamine muu infoga (integrate with other pieces of information)
Analüüs (analyze)
Tõlgendamine (interpret)
Edastamine ja esitamine (communicating the intelligence)
Luureinfo käitlustsükkel (intelligence cycle)
Big6™ infokäitlusmudel
Ülesande püstitamine (task definition)
Infoprobleemi määratlemine
Infovajaduse määratlemine
Infootsingu strateegia valimine (information seeking strategies)
Võimalike infoallikate väljaselgitamine
Paremate infoallikate väljavalimine
Info leidmine ja ligipääs (location and access)
Allikatele minek
Info kättesaamine infoallikatest
Info kasutamine (use of information)
Info otsene kasutamine (lugemine, kuulamine jms)
Vajaliku info väljavõtmine
Süntees (synthesis)
Kokkupanek mitmetest allikatest
Info esitamine
Hindamine (evaluation)
Saadud tulemi hindamine (effectiveness)
Läbitud protsessi hindamine (efficiency).
Infosõda (information warfare) Vaenutegevus, milles vastaste ja nende ressursside füüsilise kahjutukstegemine liigub tähtsuselt tagaplaanile, loovutades koha mitmesugustele sõjalistele infooperatsioonidele (information operations). Infooperatsioonide hulka kuuluvad: info kogumine vastase, kolmandate osapoolte ning konflikti keskkonna kohta; kogutud info analüüsimine jm töötlus; vastase infotöötlussüsteemide rivist välja või eksiteele viimine; oma infosüsteemide kaitse; vastaspoole, meedia ning avalikkuse suunatud teavitamine, jt.
Olukorra tunnetuspilt (situational awareness) Kogutud luureinfo alusel loodud tervikpilt olukorrast ning selle arenemise võimalustest. Olukorra tunnetuspilt on eelduseks tegevuse plaanimisele.
Teiste kuvandite kõrval on mõeldav ka ettekujutus infosüsteemist kui “elusorganismist”. See mõte võib esmapilgul tunduda praktikast üpris kaugel olevana. Kuid siiski—ideaalne süsteem peaks olema ju intelligentne; intelligents aga, vähemalt praegu veel, on inimese atribuut. Kogu tehisintellekt (arvuti- ja süsteemiteaduse haru) koos oma mitmesuguste tehnikatega (närvivõrgud, hägusloogika (fuzzy logic) kuni Microsoft’i Intellisense’ini) on üles ehitatud võrdlusele inimese mõistusega. Kui kohtame infosüsteemi komponentide seas intelligentseid agente, siis võime öelda, et kasutatud on elu metafoori. Elu metafoori kasutatakse organisatsiooni- ja juhtimisteadustes. Väga kõrgelt on hinnatud de Geus’i (1997) käsitlust ettevõttest kui elusorganismist.
Mida võib anda elusorganismi metafoor? Kui vaatleme uurimisobjekti elusorganismina, siis milliseid paralleele otsime? Mis on elusorganismis iseloomulikku, mida metafoorilises võrdluses kasutada? Sisestruktuuri osas—spetsialiseerunud, kuid tihedas koostöös toimivate organite arhitektuur; välisstruktuuri osas—kuuluvus ökoloogilistesse kooslustesse, kohanemise fundamentaalne idee; dünaamika osas—stadiaalne elukäik. Ning muidugi—elusolek, energia, DNA, geenid, elu kui protsess. Intrigeerivad on viimasel ajal ilmunud artiklid organisatsiooni “energiast” (Bruch & Ghoshal, 2003; Cross et al, 2003). Ilmselt on energia mõiste mingil määral rakendatav ka infosüsteemis.
Produktiivsed ideed joonistuvad kohe välja. Ettevõttel on oma elukäik; tarkvara—ning viimasel ajal ka riistvara—puhul laialt kasutatav elukäigu (life cycle) mõiste ei ole ju midagi muud, kui elu metafoori kasutamine. Ettevõte peab “toituma”; infosüsteem peab normaalseks toimimiseks saama (sisend)infot. Vrdl uus internetitehnoloogia RSS—”RSS Feed” on vaadeldav toimumise metafoorina. Infosüsteemid tarnivad infot üksteisele—A väljundit kasutab B, viimase väljundit omakorda C. Kasutada saab toitumisahela ja metabolismi mõisteid (tähtis on jääkinfo kiire väljutamine organismist), kanda üle mõisteid ja vaatlusvõtteid ökoloogiast jne. Vt siiski kriitilist diskussiooni ökoloogia mõistesüsteemi ülekandmise probleemidest äristrateegiate analüüsi valdkonda (Okey, 2004).
Paljudele elusolenditele ja nende kooslustele on iseloomulik tugev iseorganiseerumise võime. Infosüsteemi puhul on sõnastamata eelduseks, et infosüsteem on loodud (välja töötatud) kellegi poolt (läbinud kindlat eesmärki omanud arendus-, mitte arenguprotsessi). Kas on mõtet rääkida ka iseeneslikult (ilma sihipärase arendustegevuseta) kujunenud infosüsteemist? Parnas (1986) juhtis esimesena tähelepanu sellele, et süsteemiarendajatel on tendents esitada süsteemiarendust kui ratsionaalset protsessi, kuigi ei saa rääkida sirgjoonelisest, lähteülesandega determineeritud arendusprotsessist. Ka mitmed uuemad arendusmeetodid (Extreme Programming jt) pigem üritavad anda loomulikule, suuresti ettemääramatule arendusprotsessile ametliku meetodi vormi ja legitiimsust, vabastada seda kitsendavatest harjumustest ja teooriatest—kui arendusprotsessi “kehtestada”. Vrdl mõiste “organisatsiooni strateegia” arenguga. Traditsiooniline vaade on olnud—strateegia on määratud juhi tahte ja otsusega (deliberate strategy) ; uuem seisukoht (Mintzberg) on—strateegia kujuneb dünaamiliselt, paljude tegurite mõjutusel (emergent strategy).
Iseorganiseeruvate süsteemide vastu on huvi viimasel ajal tõusnud—kas see võib hakata avaldama praktilist mõju infosüsteemide arendusele? Üks uurimissuund ammutab ideid elusloodusest: üritatakse kontseptualiseerida teatud elussüsteemide (sipelgate, termiitide kooslused) toimimisprintsiipe, lootuses saada malle iseorganiseerumist kasutavate juhtimis- ja ka arvutisüsteemide ehitamiseks (Ticoll, 2004). Teine uurimissuund püüab lahti mõtestada juba tekkinud iseorganiseerumise (või vähemalt detsentraliseeritud juhtimise) elemente kasutavaid äri- ja arvutisüsteeme. Näiteks uuritakse vabavara arendusmeetodeid—miks Linux’i arendusprotsess toimib nii edukalt? Millest tekib iseorganiseerumisvõime? Paindlikkus ja arenemine on võimalik ainult süsteemis, milles on õnnestunud ühitada organisatsioon (organiseeritus) ja kaost.
Iga süsteemi, sealhulgas infosüsteemi, uurimine saab kulgeda kahte liini pidi. Esiteks, võib minna süsteemi sisse. Peamised küsimused on siis: Millistest elementidest süsteem koosneb? Kuidas elemendid on üksteisega seotud? Milline on süsteemi struktuur (arhitektuur)? Kuidas süsteem funktsioneerib? Teine võimalus on vaadata keskkonda, konteksti, milles süsteem toimib. Peamised küsimused on sel juhul: Milline on süsteemi ümbrus? Millised nõuded keskkond süsteemile seab? Millist funktsiooni süsteem oma keskkonnas täidab? Infosüsteemi ei saa vaadata lahus organisatsiooni kontekstist.
Organisatsioon on infosüsteemi jaoks nn ülemsüsteem (supersystem), infosüsteem on vaadeldav organisatsiooni suhtes alamsüsteemina (subsystem). Kuid ka organisatsioonil on oma ümbrus. Organisatsioon või ettevõte on mõjutatud oma keskkonnast, mille mõju ulatub kahtlemata ka infosüsteemini. Ettevõtte konkurentsiseisund ja majandusharu tehnoloogiline areng mõjutavad oluliselt seda, milliseid infosüsteeme ettevõte otsustab ehitada. Selle tõttu on otstarbekas mudelit täiustada, lisada iseseisva elemendina organisatsiooni keskkonna.
Kaardistanud infosüsteemi ülemsüsteemi ja ülem-ülemsüsteemi, ilmnevad mitmed olulised küsimused: Kuidas infosüsteem sobitub (fit) organisatsiooni kui terviksüsteemi? Mis võimaldab ettevõttel üldse infosüsteemi teha (milliseid eeldusi ja tingimusi on vaja)? Kas infosüsteemi õnnestumiseks piisab ainult tööst süsteemi kallal—või on vaja muuta midagi ka süsteemi keskkonnas? Milline on infosüsteemi panus organisatsiooni edukusse? Kas infosüsteem on nn strateegilise tähtsusega; või on on infosüsteem ainult äriprotsesside toeks? Küsimusi tekib palju; nende süstemaatiliseks käsitlemiseks on mõtet mudelit täiendada.
Organisatsiooni seisukohalt on mõtet alustada küsimusest: Milleks organisatsioonid teevad infosüsteeme? Loodetakse, et infosüsteemi kasutamine aitab organisatsioonis infokäitlust paremini, efektiivsemalt teha, tõstab tööviljakust, aitab rohkem kliente teenindada, jne—kokkuvõttes annab majanduslikku efekti. Näeme, et infosüsteem peab tegema päris mitut asja, andma mitmesugust efekti. Kahjuks kõik need lootused alati ei täitu.
Esimeseks efektiks, mida infosüsteem annab (kuid mida enamasti efektina tähele ei panda), on infosüsteemi kasutamine (või mittekasutamine, mitteplaanitud kasutamine, ignoreerimine, sabotaazh). Infosüsteemi kasutamine on mitmetahuline mõiste. Kui süsteemi kasutatakse, siis on küsimus selles, kuidas süsteemi kasutatakse—millal, kes, millisel eesmärgil jne. Süsteem võidakse kasutada teisiti kui plaanitud viisil (vahel positiivsete, vahel negatiivsete tagajärgedega).
Teiseks, süsteemi kasutamine tekitab finantstulemuse, mõjutab töötajaid, kes süsteemi kasutavad; samuti võib mõjutada teiste süsteemide arengut organisatsioonis. Kolmandaks, süsteemi kasutamine toob kaasa kohanemisi, muutusi nii kogu organisatsioonis kui ka süsteemis endas. Infosüsteemi mõju organisatsioonile avaldub pikema aja jooksul, organisatsiooni ja infosüsteemi interaktsiooni käigus.
Traditsiooniliselt mõistetakse infosüsteemi efekte järgmiselt: infosüsteemil on üks kasutuseesmärk–infotöötluse (laias mõttes) korraldamine; lisaks on infosüsteemil mitmesuguseid (kõrval)efekte. Infosüsteemi kasutamise eesmärk on teatud infotöötlusoperatsioonide teostamine, kuid lisaks sellele avaldab infosüsteem veel mitmesugust mõju organisatsiooni erinevatele elementidele ja aspektidele. Infosüsteemi kasutamise kõrvalefektidena toimuvad organisatsioonis mitmesugused, erineva ulatusega muutused. Need mõjud, muutused ja efektid on harilikult etteplaanimata ja reeglina ebasoovitavad.
Organisatsiooni elementidest eristame selles mudelis viit: organisatsiooni strateegia, organisatsiooni struktuur, äriprotsessid, organisatsiooni kultuur ja IT infrastruktuur.
Süsteemi struktuur
1 Infosüsteemi struktuur Infosüsteemi arhitektuur, tehnoloogilised lahendused, omadused, jõudlus jm.
Süsteemi kasutamine
2 Süsteemi kasutamine Infosüsteemi plaanitud ja tegelik kasutamine.
Süsteemi seos organisatsioonilise keskkonnaga
3 Strateegia Millised on organisatsiooni tegevuse eesmärgid, valikud, tegevuse filosoofia jne? Millised strateegia elemendid omavad süsteemi tegemise seisukohalt tähtsust?
4 Organisatsiooni struktuur Milliseid allüksusi ning inimesi süsteem hakkab puutuma?
5 Äriprotsessid Milliseid äri- ja tööprotsesse loodav süsteem on mõeldud toetama? Kas ja kuidas neid protsesse mõistetakse? Mida nendest protsessidest on teada? Millised probleemid on protsessidega? Mida tahetakse paremaks teha?
6 Kultuur Millised on organisatsiooni kultuuri elemendid, mis omavad süsteemi õnnestumise seisukohalt tähtsust?
7 IT infrastruktuur Milline on organisatsiooni infotehnoloogiline keskkond? Millised alusvõrgud, serverid, ühendused on kasutatavad? Milliseid tehnoloogiaid süsteemis plaanitakse kasutada? Millised on teised, olemasolevad või paralleelselt arendatavad süsteemid? Kui palju ja kuidas tuleb liidestuda või lõimuda teiste süsteemidega?
8 Arendusprotsess Millist arendusmeetodit kasutatakse? Kas arendatakse oma jõududega või ostetakse sisse? Kuidas plaanitakse korraldada süsteemi hange? Eelarve jms.
9 Organisatsiooni keskkond Millised olulised muutused on toimumas ja ette näha süsteemi tegevuskeskkonnas? Kas ja kuidas need muutused omavad tähtsust süsteemi tegemise seisukohalt?
Süsteemi mõjud ja efektid
10 Mõju strateegiale Kuidas loodav süsteem hakkab mõjutama organisatsiooni strateegiat?
11 Mõju organisatsiooni struktuurile Kas ja milliseid muutusi toob süsteem kaasa töökohtade struktuuris?
12 Mõju äriprotsessidele Milliseid muutusi ja ümberkorraldusi toob loodav süsteem kaasa organisatsiooni äri- ja tööprotsessides?
13 Kultuurilised muutused Millist kultuurilist muutust on vaja süsteemi käivitamiseks ja tööshoidmiseks? Milliseid kultuuri arenguid võib prognoosida?
14 Mõju IT infrastruktuurile Milliseks täienduseks on loodav süsteem organisatsiooni IT maastikule? Milliseid teisi süsteemi saab loodava süsteemi põhjal tulevikus välja arendada? Kuidas süsteem mõjutab teisi olemasolevaid ja arendatavaid infosüsteeme?
15 Mõju konkurentsipositsioonile Kuidas süsteem aitab organisatsioonil toime tulla organisatsiooni keskkonnas?
16 Infosüsteemi muutused kasutamise käigus (Retrospektiivselt) Kuidas infosüsteem on kasutamise käigus muutunud? Milliseid veaparandusi ja täiendusi on tehtud? jne.
Juhtimise eesmärk on juhitavas objektis leiduvate võimaluste, potentsiaali maksimaalne avamine ja ärakasutamine. Märksõnadena võib nimetada:
° tulemuslikkus (väline efektiivsus)
° efektiivsus (väline efektiivsus)
° kumulatiivsus
° tasakaalustatus
° seostatus
° kohanemine
° olukorra tunnetamine, ärakasutamine, kontroll.
Süsteemset käsitlust tasub rakendada ka infosüsteemi juhtimise (arenduse, hiljem hoolduse) süsteemi tegemisel.
Infosüsteemi organisatsiooniline kontekst võib olla kirjeldatud mitmesugustes dokumentides (strateegiad, kontseptsioonid, põhikirjad ja põhimäärused, seadused, käskkirjad, memod jne.) Kogu materjal, mis infosüsteemi arendusele mõju avaldab, tuleks identifitseerida ja süstematiseerida. Eeskujudena võib häid ideid saada kasvõi mõnede arendusmeetodite ja -raamistike struktuurist. Paistab, et suhteliselt suure infohulga kergesti arusaadavaks ja kasutatavaks tegemiseks ei ole paremat moodust kui hierarhiline esitus (ka arvutisüsteemid on organiseeritud abstraktsioonitasandite kaupa).
Ratsionaalselt mõeldes ei tohiks infosüsteemide kasutamine (õigemine mitte- või vaegkasutamine) olla üldse probleemiks. Kui süsteemi lähteülesanne on õigesti püstitatud ja süsteem on kompetentselt koostatud, siis võiks ju oodata, et süsteemi leiab ka plaanitule vastavat kasutamist. Tegelikkus on keerulisem. Üksikisiku tasandil on täheldatud, et paljud inimesed ostavad endale moodsaid elektroonilisi personaalseid infotöötlusseadmeid (organizer’id, pihuarvutid, kaamerad jm), millest osa kasutus jääb väheseks. Kas kõik koju ostetud tervisespordivahendid leiavad plaanitud kasutamist? Kas kõik ostetud dieedi (tervisliku toitumise) “süsteemid” võetakse kasutusele? jne.
Teisest küljest—kasutusel võib olla süsteeme, mille olemasolust teavad ainult kasutajad ise. Infosüsteemi kasutuse mõõtmine on küllaltki komplitseeritud probleem. Kui midagi arvuti abil tehakse, siis on reeglina hõlbus registreerida toimingu liiki, aega ja teisi parameetreid. Infosüsteemi enda vahenditega võib saada päris korraliku kvantitatiivse ülevaate infosüsteemi tegelikust kasutamisest. Mida infosüsteem aga ei registreeri, on kasutaja mõtted, arvamus ja emotsioonid süsteemi kasutamisel. Kasutusnivoo väljaselgitamine logide, infosüsteemist saadava statistika jms abil ei anna kogu infot, mida süsteemi kasutamise kohta tahaksime saada. Sageli on objektiivse info kogumine infosüsteemi kasutamise kohta piiratud eetiliste ja juriidiliste takistustega.
Infosüsteemide uurimiseks vajame mitmesugust infot infosüsteemide enda kohta. (Info infosüsteemi kohta on käsitatav metainfona). Selle info kogumine on aga võrdlemisi töömahukas.
Kas iga organisatsioon teab, milliseid infosüsteeme organisatsioonis kasutatakse? Eesti riigis on loodud andmekogude register (sisuliselt infosüsteem arvepidamiseks infosüsteemide kohta). Teada on projekte, kus ettevõte on kaardistanud oma infosüsteemid. Raskus tekib siis, kui süsteem koosneb paljudest moodulitest, mida käsitatakse iseseisvate rakendustena või süsteemidena. Kirjandusest on leida mitmeid näiteid, kus ettevõte on kaotanud ülevaate kasutatavate infosüsteemide kohta. Herbold (2002) kirjeldab infosüsteemide maastiku “vohamist” seoses ettevõtte kiire kasvuga, ülevaatlikkuse kahanemist, infosüsteemide konsolideerimist väikeseks arvuks süsteemideks. Arvestus muutub tunduvalt keerukamaks, kui mitte piirduda organisatsioonisiseste infosüsteemidega, vaid püüda saada ülevaadet ka välistest või ühistest infosüsteemidest, mida organisatsioon ja selle töötajad kasutavad. Ülevaade kasutatavatest infosüsteemidest on kasulik turvaanalüüside läbiviimisel, aga samuti nii äri- ja tööprotsesside parendamisel kui ka IT keskkonna tehnilise toimivuse parendamisel. Ideaalseks ülevaateks võiks olla ettevõtte infosüsteemide täielik kaart. Infosüsteemide “inventariseerimine” on kujunemas üldtunnustatud vajaduseks.
Üks raskuste põhjusi on ka selles, et süsteem on alati midagi rohkemat, kui komponentide summa. Tähtsad on nii komponendid, nende komponentide ühendamise viis ning ka süsteemi keskkond.
Hästi toimiva süsteemi edu võtit ei ole kerge mõista. Kerge ei ole ka mõista, miks süsteem ei toimi. Just-in-time tootmissüsteemi leiutaja T.Ohno on märkinud, et kanban süsteemi juurutamine Toyota autotehases võttis kümme aastat. Infotehnoloogiliselt on kanban süsteem primitiivne—minimaalse infosisuga pappkaardikesi kasutatakse tootmisettevõttes allüksuste töö teatud viisil koordineerimiseks. USA uurijad Bowen ja Spears (1999, 2004) leidsid, et Ameerika ettevõtted, kes uurisid väga põhjalikult Toyota tootmissüsteemi, soovides seda oma tehastes rakendada, ei suutnud pikka aega mõista süsteemi olemust. Nähti—ning püüti ole võtta süsteemi suhteliselt pinnapealseid atribuute (kanban kaartide vorm jne), kuid see, et Toyota tootmissüsteem sunnib töötajaid praktiliselt igas tööprotsessi sammus eksperimenteerima (nn väikesed eksperimendid), jäi pikka aega varju. Süsteemi toimivuse või mittetoimivuse põhjusi ei ole lihtne leida.
Kaks vaatlejat, kes küsivad organisatsiooni erinevatelt töötajatelt, mitu infosüsteemi organisatsioonis on, saavad vastuseks tõenäoliselt erinevad arvud. Mis on selle põhjuseks? Tüüpilises ettevõttes on vähestel töötajatel ülevaade kõigist ettevõtte infosüsteemidest, isegi nende olemasolust. (Oluline küsimus: kellel üldse on ülevaade ettevõtte kogu infosüsteemide kooslusest? Mis võib olla põhjuseks, et ettevõttel ei ole ülevaadet oma süsteemidest?) Infosüsteemidel on sageli palju kasutajaid, sealjuures kasutab iga üksik kasutaja tüüpiliselt ainult väikest osa infosüsteemi võimalustest. Sellest tuleneb kaks praktilist probleemi: a) kasutaja vajab otseseks kasutamiseks ainult osa süsteemi võimalustest, kuid süsteemi mõistmiseks ja õigeks kasutamiseks enamat—ülevaadet süsteemi arhitektuurist, kontseptsioonist jms.; b) kasutajate teadmine infosüsteemi kui terviku kohta on sageli lünklik, mis takistab süsteemi efektiivset kasutamist. Erinevatel kasutajatel on sageli erinevad huvid, tööharjumused, personaalne stiil jms. Ühe kasutaja arvamus annab ainult väga esialgse pildi süsteemi olemusest ja seisust.
Idee, et objekti kirjeldamine muudab objekti, on kasutusel mitmel pool—organisatsiooniteaduses, antropoloogias, kvantfüüsikas. J.Lotman märgib, pidades silmas kultuurilisi fenomene: “üks ja seesama süsteem võib olla luustunud või pehmenenud seisundis. Selle juures võib ainuüksi kirjeldamise fakt viia süsteemi ühest olekust teise.” Kas infosüsteemi vaatleja peaks selle huvitava, paradoksaalse nähtusega arvestama? Ilmselt küll; ja mitmel põhjusel. Infosüsteemi kontekstis kasutatakse kirjeldamist kahel tasandil: 1) modelleeritava “reaalsuse” kirjeldamine; 2) infosüsteemi enda kirjeldamine (dokumenteerimine, kasutuse kirjeldamine). Süsteemi tegemine ongi suurel määral kirjeldamine. Pärast ärakirjeldamist on objekt küll endine, kuid tema kontekst (keskkond) on muutunud.
Vt mahukas kirjandus infosüsteemide auditeerimise kohta. Süsteemi hindamise kiirmeetodite kohta vt. nt. Goodson (2002).
Väga oluline on vaadata infosüsteemi ka teiste infosüsteemide kontekstis. Piirdun siin ainult esimeste huvipakkuvate küsimustega. Kahjuks ei suuda paljud ettevõtted nendele küsimustele rahuldavaid vastuseid anda! Kas ettevõttes on mitu infosüsteemi? Millal süsteemid on tekkinud? Millises elufaasis on süsteem? Millise arendusfilosoofia alusel süsteeme arendatakse? Kui pikk on infosüsteemi keskmine eluiga? Kas süsteeme vahetatakse sageli uute vastu välja? Kuidas süsteemid arenevad? Kas ettevõtte infosüsteemide kooslus on optimaalne? Kas kõik olulised tegevusalad on infosüsteemidega toetatud? Kas mõni oluline infosüsteem on puudu? Miks? Millises järjekorras infosüsteeme arendatakse? Kas oleks otstarbekas omada mitme väiksema süsteemi asemel üht suurt, integreeritud infosüsteemi? Milline on organisatsiooni (majandusharu, riigi) infosüsteemide maastik?
Suurtel süsteemidel on tendents organiseeruda alamsüsteemide (ja ülemsüsteemide) hierarhiliste seoste vormis. Infosüsteemi osi (alamsüsteeme) võidakse seetõttu nimetada samuti infosüsteemideks. Probleemid tekivad siis, kui süsteem ja alamsüsteem kannavad sama nime; või kui kaks erinevat süsteemi on teineteise alamsüsteemideks. Eksitusi tekitab ka see, kui infosüsteemi esimese taseme alamsüsteeme on kokku lepitud nimetada näiteks mooduliteks, kuid selle kõrval on käibel ka terminid infosüsteem, programm, jne. Vahet tuleks teha ühe või teise objekti juhusliku valesti nimetamise ja tegeliku süsteemi puudumise vahel. Vahel näitab terminite infosüsteem, moodul jt. kõikuv kasutamine, et süsteemi tegelikult ei olegi.
Infosüsteemide maastikusse kontseptuaalse selguse toomisel tundub produktiivne olevat nn “süsteemide süsteemi” (system of systems) ideoloogia. Infosüsteemi võib olla lihtsam uurida koos teiste ettevõtte infosüsteemidega.
Lokaalse optimeerimise oht on infosüsteemide juures päris suur. Suhteliselt _lihtne on teha süsteemne, tõhus lahendus _ühe, kindlalt piiritletud tööprotsessi või lõigu jaoks. Ettevõtte kui terviku tasandil avalduvad vahest ühed ebameeldivamad infosüsteemide probleemid mitte niivõrd üksikutes süsteemides eraldi, vaid:
infosüsteemide integreerimise probleemidena
töötluses, mida oleks saanud vältida; nt süsteemi A väljund on sisendiks süsteemile B; kümme korda odavam oleks olnud seada A väljund selliseks, nagu B vajab; selle asemel tuli programmeerida süsteemis B suures mahus—et töödelda sissetulnud info vajalikule kujule
funktsioonide dubleerimises
andmete ülekandmise ja teisenduste probleemides infosüsteemide väljavahetamisel ja uute lisamisel.
Burton, H., Pennotti, M. (2003) The Enterprise Map: A System for Implementing Strategy and Achieving Operational Excellence. Engineering Management Journal, 15, 3, 15-20.
Bowen, H., Spear, D. (1999) Decoding the DNA of the Toyota Production System, Harvard Business Review, 77, 5, 96-106.
Bruch, H., Ghoshal, S. (2003) Unleashing Organizational Energy. Sloan Management Review, 45, 1, 45-51.
Cassidy A. (1998) A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning. St. Lucie Press., Ch 4 Understanding and Communicating the Current Information Systems Situation.
CIA. Intelligence Cycle. www.cia.gov.
Competitor Analysis–A Brief Guide. www.marketing-intelligence.co.uk.
Cross, R., Baker, W., Parker, A. (2003) What Creates Energy in Organizations? Sloan Management Review, 44, 4, 51-56.
Geus, A., Senge, P. (1997) The Living Company.
Goodson R. (2002) Read a Plant—Fast. Harvard Business Review, May 2002, 3-11.
Herbold, R. (2002) Inside Microsoft. Balancing Creativity and Discipline. Harvard Business Review, January 2002, 73-79.
Лотман, Ю. (1992) Динамическая модель семиотической системы. Избранные статьи, т. 1, Aleksandra, c. 98.
Newell, S. et al (2003) Implementing enterprise resource planning and knowledge management systems in tandem: fostering efficiency and innovation complementarity. Information and Organization, 13, 25-52.
McFarlan, F., McKenney, J., Pyburn, P. (1983) The information archipelago—plotting a course. Harvard Business Review, 145-156.
Okey, T. (2004) Strategy as Ecology. Harvard Business Review, 82, 9, 132—Iansiti, M., Levien, R., vastus, samas väljaandes, 132-133.
Parnas, D. & Clements, P. (1986) A rational design process: How and why to fake it. IEEE Transactions on Software Engineering, 12, 2, 251-257.
Spear, S. (2004) Learning to Lead at Toyota, Harvard Business Review, 82, 5, 78-86.
Ticoll, D. (2004) Get Self-Organized. Harvard Business Review, 82, 9, 18-19.