code

Innoslate, veebipõhine tarkvara jm süsteemide projekteerimise tarkvara

Loeng 4 · Protsessi parendamine ja automatiseerimine

• Protsess
• Tüüpilised probleemid protsessiga
• Viis astet protsessi täiustamiseks
• Aste 2: Tõsta protsessi veakindlust
• Aste 3: Õgvenda ja kiirenda protsessi
• Aste 4: Mõõda ja vähenda protsessi kõikuvust
• Aste 5: Tee täiustamine protsessi juhtimise püsivaks osaks
• Ohud
• Automatiseerimine
• Algoritm ja masin

Näide praktikast: Riigi infosüsteemi kataloogi ja kooskõlastuste protsessimudel

BizAgi protsessimodelleerimise töövahend

Protsess

◦ Protsess on rühm tegevusi (protsessi samme), mis on suunatud ühe eesmärgi saavutamisele. Näiteks: toote valmistamine, uue töötaja töölevõtmine, tellimuse täitmine.

◦ Iga tööd saab vaadelda protsessina. Et organisatsiooni töö toimub protsesside näol, siis saab tööd paremaks teha just protsesside täiustamisega.

Tüüpilised probleemid protsessiga

◦ Ebapiisav ettekujutus protsessi toimimisest

◦ Ebapiisav ettekujutus sellest, kuidas protsess peaks toimima

◦ Vead protsessi sammude täitmisel

◦ Ei tehta ennetavaid tegevusi (nt. seadmete hooldus, töö planeerimine, tarnijate tausta kont­roll)

◦ Mittevajalikud tegevused, kaod, ressursside liigne kulutamine

◦ Kõikuvus protsessi sisendites (nt. tooraine kõikuv kvaliteet)

◦ Kõikuvus protsessi väljundites (toote või teenused taseme kõikumine).

» Näide “Müügi protsess” Klienditeenindusprotsessi analüüs kaubandusettevõttes.

Protsessi kirjelduse seos töötajate tasustamise süsteemiga. Tegevuse edukust määravad kriitilised tegurid (iga sammu juures). Protsessi mudel kui töötajate koolituse plaanimise vahend ja koolitusmaterjali kokkupaneku üks aluseid.

» Näide “Protsesside kirjeldamise seisund”

Ettevõtte kõigi protsesside kaardistamine võtab aega. Tähtis on omada ülevaadet.

» Näide “Ametikirjeldused”

Protsessi kirjeldamise üheks väljundiks on ametikirjeldused. Seaduse nõuded. Ametikirjelduses tavaliselt kasutatav detailsusaste. Ametikirjelduse tüüpilised osad.

» Näide “Oracle äriprotsessid”

Kriitilised edu tegurid (vrdl. Rockart’i artikliga). Tulemusnäitajad e. -mõõdikud.

Ühtne Hindamismudel (Common Assessment Framework, CAF). CAF on „vahend enesehindamise ja kvaliteedijuhtimise juurutamise toetuseks Euroopa Liidu avalikus sektoris. CAF on koostatud kõigi 15 Euroopa Liidu liikmesriigi avaliku halduse eest vastutavate isikute mitteametliku koostöö raames ning Euroopa Kvaliteedijuhtimise Sihtasutuse (EFQM) poolt loodud organisatsiooni täiuslikkusmudeli ning Speyeri kvaliteediauhinna alusel.“ Vt nt https://primus.archimedes.ee/system/files/oppekava/caf.pdf. CAFi on üritatud kasutada ka Eesti avalikus sektoris.

Viis astet protsessi täiustamiseks

1. Saada protsessi tegelikust toimimisest õigesti ja põhjalikult aru.

2. Tõsta protsessi veakindlust.

3. Õgvendada ja kiirendada protsessi.

4. Mõõta ja vähendada protsessi kõikuvust.

5. Muuta parendamine jätkuvaks.

Aste 2: Tõsta protsessi veakindlust

Selgita välja vead. Millised vead tekivad protsessi sammudes? Mõtle, mis võib protsessi sammu juures minna valesti. Hakka koguma andmeid vigade kohta. Tee protseduurid veakindlamaks.

Kaaluda:

• Kas sammude järjekorra muutus ei väldiks vigu?

• Kas info organisatsiooni või esituse muutusega (dokumendivormi, veebilehe struktuuri muutmisega) ei saaks vigu vältida?

• Kas kontrollnimistu (Checklist) ei väldiks vigu?

• Kas selged, graafiliselt kujundatud ning silmatorkavalt välja pandud juhised ei väldiks vigu?

• Võib-olla saab kavandada põhimõtteliselt erineva protseduuri, mis on rohkem veakindel?

• Kas seadmete, töökohtade, kaustade paigutuse muutus ei aitaks vigu vältida?

• Kas vea vältimist või avastamist ei saa arvutile anda?

Aste 3: Õgvenda ja kiirenda protsessi

• Millised protsessi sammud ainult kõrvaldavad eelmistel protsessi sammudel tehtud vigu? Kas protsessis eespool tekkivaid vigu ei saaks vältida?

• Kas protsessis on samme, mis on põhjustatud ainult liiga suurest, põhjuseta ettevaatusest või usaldamatusest? Kas saaks midagi teha usaldamatuse kõrvaldamiseks?

• Kas protsessi kõik sammud annavad tootele või teenusele midagi juurde? Kas saab mõne sam­mu lihtsalt ära jätta, kahjustamata toote või teenuse väärtust? Protsessidel on omadus aja jooksul kasvada, muutuda keerukamaks. Sammud, mis ei ole enam vajalikud (ei lisa väär­tust), jäävad liiglihaks sisse.

• Millised on vaheladude suurused ja ooteajad protsessi sammude juures? Kas ja kuidas neid saaks vähendada? Kui palju kulub aega tellimuse andmisest tarne teostamiseni? Kas see aeg rahuldab klienti?

Aste 4: Mõõda ja vähenda protsessi kõikuvust

Iga protsessi väljund kõigub (varieerub) mingil määral. Harva on võimalik kõikumist täielikult kõrvaldada. Kuid harilikult on võimalik kõikuvust vähendada.

Vaata, kus erinevad tingimused või protseduurid viivad erinevate tulemusteni.

• Kas üksikute töötajate töö kvaliteet erineb?

• Kui suur on vahe kogenud ja uute töötajate jõudluse vahel?

• Erinevatest seadmetest põhjustatud erinevused protsessi tulemustes?

• Erinevad mõõtmisvahendid? Erinevad kontrollijad? Erinevad materjalid?

• Erinevad toimimistingimused?

Milliseid erinevusi võib kõrvaldada? Näiteks väljaõpe ning juhendid võivad vähendada erinevusi operaatorite või inspektorite tulemuslikkuses. Tarnijate hoolikam valik võib vähendada protsessi sisendite kõikuvust.

Eksperimenteerimise vajalikkus.

Aste 5: Tee täiustamine protsessi juhtimise püsivaks osaks

• Kas protsessis on tagasivaatava analüüsi ja/või auditi sammud?

• Kas väljaõpe ja täienduskoolitus protsessis vajalike oskuste osas on järjepidev?

Ohud

Protsesside kirjeldamisel võib ette tulla raskusi, sh.:

• analüüsi ja tegutsemise eraldatus (uuritakse ja analüüsitakse, kuid tulemusi ei kasutata, et midagi muuta)

• vastupanu muutustele

• pealiskaudsus

• kriitiliste piirkondade vältimine, keskendumine sellele, mis on ohutu ja mugav.

Ei ole ühte, õiget ja täielikku protsessikirjeldust. Võimalikud on erinevad vaatepunktid.

Tegevuste korduvus ja ainulaadsus.

• Sageli korduvad tegevused

• Harvemini korduvad tegevused

• Erandjuhud (võib eristada erandjuhte, mida suudetakse ette näha ja selliseid, mida ei suudeta ette näha).

• Rutiinsed tegevused

• Tegevused, milles iga juhtum on milleski erinev

• Unikaalsed (ainukordsed) tegevused.

Tihti arvatakse, et mõni tegevus on ainulaadne (igal konkreetsel juhul erinev) ja seetõttu ei ole võimalik või ei oma mõtet tegevust kirjeldada ja analüüsida. Sageli eksitakse ka tegevuse esinemissageduse hindamisel.

Oma protsessi kirjeldamine (viis aspekti protsessi kirjeldamisel).

1. Mis on? (oma kogemus) » Töölõigu kirjeldus - nii nagu on

2. Võrdlus teiste ettevõtetega. Koguda infot ja analüüsida: Kuidas tehakse teistel? » Töölõigu kirjeldus - nii nagu on teistel (teiste kogemus)

3. Võrdlus standarditega/nõuetega, sh. kvaliteedisüsteemi kirjeldusega Millised on nõuded? » Nõuded - nii nagu on nõutud

4. Teooria. Võrdlus teooriaga, kirjandusega jms. » Teooria soovitused - nii nagu peaks olema

5. Oma ideed ja arendused » Oma ideed - nii nagu ise mõtleme

Kõige ülalesitatu tegemine nõuab aega.

Arenduseks eraldatud ressursside otstarbeka kasutamise vajadus. Ressursside suunamise võimalikud põhimõtted:

• esmalt parendada neid protsesse või protsessi samme, kus on kõige suuremad riskid

• parendada neid protsessi samme, kus investeeringu tootlus on suurim

• alustada parendamist sealt, kus on kõige kergem alustada.

Automatiseerimine

Näide

IT enda automatiseerimine on “kuum” teema. Infraosakond peab haldama kümneid erinevaid tarkvarasid ja süsteeme. Need on vaja endale selgeks teha, paigaldada, konfigureerida, tõrkeid kõrvaldada, veapaiku ja uuendusi peale panna… tööd on väga palju. Lisaks kõigele on hea süsadminid tööturul nõutud ja vahetavad töökohti. Süsteemide administreerimise automatiseerimine on seetõttu väga oluline.

Automatiseerimine on inimtöö asendamine masina “tööga”, masina toimimisega. Lihtsaimaks näi­teks on makro sal­ves­ta­mi­ne mõne lihtsa, kuid korduva, käsitsi sooritatava ope­rat­si­ooni jaoks teks­ti­tööt­lussüsteemis. Suuremõõtmeline näide on ter­ve elukutse kadumine arvutisüsteemide kasutuselevõ­tu tulemusena.

Mis on au­to­ma­ti­see­ri­mi­se juures olulisteks mo­mentideks?

Automatiseerimine nõuab tehnilisi vahendeid ja oskusi. Makro sal­ves­ta­mi­ne ei ole keeruline, kuid vähegi ulatuslikuma makrode kogumi haldamine nõu­ab plaa­nimist, kindlat süsteemi ja eraldi tähelepanu.

Automatiseerimine on võimalik ainult teatud piirini. Eraldiseisvat ope­rat­si­oo­ni, mille struktuur on mõistetav ja regulaarne, on lihtne automatiseerida. Ope­rat­sioonide komplekside, samuti vabama struktuuriga tegevuste auto­ma­ti­see­ri­mine on keerukas.

Paindlikkuse kadumine. Automatiseerimine võib kaasa tuua paindlikkuse ka­dumise ja lõpp­kok­ku­võt­tes madalama kvaliteedi.

Väiksemad kulud, suurem täpsus. Samas võib automatiseerimine alandada kulusid ja saavutada suuremat tehnilist täpsust. Automatiseerimine võib nii tõs­ta kui ka alandada operatsiooni kvaliteeti.

Automatiseerimine võib võtta aega. Automatiseerimine ja de­au­to­ma­ti­see­ri­mi­ne (tagasiminek inimtööle) nõua­vad harilikult aega. Kahte süsteemi kõrvuti toi­mimas hoida on harilikult kulukas (e-pangandus ja inimtelleri kaudu klien­di­teenindus).

Osaline automatiseerimine. Täielik automatiseerimine ei ole kaugeltki alati võimalik. Sageli on ots­tar­be­kas jätta osa funktsioone inimese teha.

Automatiseeritud töötlus ei ole alati inimtööga samaväärne. Seadus ütleb, et digiallkiri on samaväärne omakäelise allkirjaga. Õiguslikus mõttes küll, kuid samaväärsuse deklareerimine ei tee asju veel kõigis aspektides võrdseks. E-õpe ei ole samaväärne klassiruumis toimuva õppega, jne. Inimkäeline töö on tihtigi väär­tus­li­ku­m kui masinaga tehtu.

help_circleKas tarbid mõnd toodet või teenust, milles müüja rõhutab käsitöö sisalduvust kui väärtust?

Majanduslik tasuvus ja töötluse maht. Automatiseerimise majanduslik ta­su­vus sõltub töötluse mahust. 10 do­ku­men­di töötluseks ei ole vaja erilist süsteemi; 100 dokumendi töötluseks on vaja ju­ba teatud süsteemi; 1000 dokumendi tööt­lusel tekib vähemalt mõnede ope­rat­si­oonide automatiseerimise küsimus ju­ba teravalt; 100 000 dokumendi töötlus nõuab mitte ainult auto­ma­ti­see­ri­mist vaid ka jõudlusele mõtlemist. Iga ma­hu­aste toob kaasa uusi rõhuasetusi.

Algoritm ja masin

Kui ostame Eesti Ekspressi, kas mõtleme siis, kuidas ajaleht on kokku pandud? Iga nädal on uus leht. Iga artikkel on erinev. Kuid samas ka sarnane. Väljaande formaat, kontseptsioon, toimetusepoliitika, ajakirjanike väljakujunenud võtted. Väljaande jätkuvust loovad mitmed struktuurielemendid. Osal nendest on infotehnoloogiline kuju. Kujunduselemendid, mallid, tõenäoliselt mitmeid makrosid ja skripte. Kogu kirjutamise-toimetamise-avaldamise töövoog. Andmebaasid, mida ajakirjanikud kasutavad. Rolodexid (ajakirjanike kontaktimärkmikud). Veebianalüütika loetavuse kohta. – Ajakirjanikul on võimalus mõjutada ja määrav jõud, kuid suure osa tööst teevad ära algoritmid. Spordi- ja majandusuudiste kirjutamine automatiseeritakse. Tõenäoliselt on kasutusel või võetakse peagi kasutusele targad algoritmid, mis analüüsivad turgu ja keskkonda ning annavad ajakirjanikule juhiseid, mida kirjutada. – Ajaleht kui infot tootev masin. Selle pilguga vaadates tekib küsimus, kas meile suunatud targalt optimeeritud meediateave on objektiivse pildi saamiseks piisav? Kas meie kasutame ajalehte või äkki kasutab ajaleht meid?

Ilmselt nii seda kui teist. Kaugel mõttest, et ajakirjandus manipuleerib, ei, annab vajalikku teavet. Kuid samas on ajalehe eesmärk lugejat lugema panna ja tagasi tuua.

Tõenäoliselt ei piisa, kui tarbime ajakirjandust valimata, mida loeme ja vaatame ning mõistatamata, mis mehhanismiga teave on koostatud. Lugemisalgoritm.

Ajakirjanduse algoritmi ja lugemisalgoritmi koostoimimine. “Enim loetud” on näide lugemisalgoritmi viimisest meediaväljaandesse endasse.

“Algoritmide aeg” on populaarne teema, kus viimast sõna ilmselt pole veel öeldud. Nt Facebooki algoritm, Google algoritm.

Mis on algoritm? Algoritm on kahtlemata erinevate infotehnoloogiate üks tuummõiste.

Algoritm on fikseeritud sõnastiku põhjal kirjutatud lõplik protseduur, mis toimib täpsete juhiste järgi, liigub diskreetsete sammude kaupa ja varem või hiljem jõuab lõpule. – David Berlinski, matemaatik

help_circleKas iga äri peaks rajanema oma, originaalsele algoritmile?

Ärialgoritm - võiksime kasutusele võtta sellise termini? - oleks siis täpne, samm-sammuline, IT-ga teostatav protseduur, mis loob ettevõttele väärtust ärilises mõttes.

Ärimudel (Business Model) ja ärireegel (Business Rule) on lähedased, kuid siiski erinevad mõisted. Kõik ärimudelid ei ole algoritmilised. Ärireegel on infosüsteemi analüüsis kasutusel otsustusreegli või piirangu tähenduses.

Ärialgoritmi võib ilusa välja mõelda, kuid kuidas seda teostada? Kohe puutume kokku sellega, et andmeid kas ei ole, või ei ole neile lihtsat ligipääsu. Andmed võivad olla madala kvaliteediga. Taristu, millele IT-lahendust ehitada, puudub. Kvaliteetne andmehõive oleks võimatult kallis. Jne.

CC BY-NC-SA 4.0 Priit Parmakson 2017