2.1 Infohaldus (Information Management)
- oskab korraldada info liikumist organisatsioonis organisatsiooni eesmärkidest lähtuvalt
- reeglid, klassifikatsiooniskeemid
- kommunikatsioonikanalite valik
Infohaldus (Information Management) on koondmõiste mitmesugustele info kogumise, hoidmise, töötlemise, edastamise ja kasutamise tegevustele organisatsioonis.
Infohalduse eesmärgid
- Töö, äri ja tarbimise varustamine infoga.
- Äri- töö- ja tarbimisprotsesside kiirendamine ja parendamine info ja infotöötluse läbi.
- Konkurentsieelise loomine uute IT-põhiste äri- ja tööprotsesside abil.
- Organisatsiooni infovarade efektiivne ärakasutamine.
Infohaldusprobleemid
Olukorrad, kus infohalduse korraldamine või infovajaduse täitmine ei ole triviaalne, vaid vajab oskusi, ressursse, süsteemi loomist. Tüüpilisi infohaldusprobleeme:
Ülevaade — infost ei ole ülevaadet; puudub ülevaade ettevõtte infovaradest; infotöötlusest ja kasutusest ei ole ülevaadet; puudub ülevaade, kuidas info ettevõttes liigub; ei ole selge, kus ja kuidas info tekib; ei ole selge, millist infot ja kui palju kasutatakse.
Olulisus — ei ole selge, kui oluline on üks või teine info.
Infot liiga vähe — pole infot; info on mittetäielik; otsuse tegemiseks vajalik info puudub; otsus tehakse mitte andmetest lähtudes.
Infot liiga palju — liiga palju väheväärtuslikku infot; liiga palju erinevaid infokanaleid; infot ei suudeta läbi töötada; olulist infot ei suudeta eristada.
Mittekasutamine — infot kogutakse ja töödeldakse, kuid tegelikult ei kasutata.
Info kvaliteet on madal — vt 1.1 Informatsiooni väärtus ja kvaliteet.
Mitteasjakohane — edastatud info on puutu asjasse; ei oma kasutuse jaoks tähtsust; ei paku huvi; infoga ei ole midagi teha.
Ebaõige info — andmed on vigased.
Ebatäpne info — info ei ole piisavalt täpne.
Mitteajakohane — info on aegunud, uuendamata, mittekehtiv.
Mittetäielik —o sa infot on puudu; olemasolev info ei kata kogu ala.
Mittesidusus — info on fragmentaarne (mitteseostatud); olemasolev info ei ole kokku võetud; infokogumi osad on üksteisega seostamata; loogiliselt kokkukäiv info paikneb osade kaupa, mitmes erinevas kohas.
Vorming — info vales vormingus; liiga palju erinevaid vorminguid; pole kindlat, kokkulepitud vormingut; vormingut muudetakse kogu aeg.
Kättesaadavus — info ei ole ülesleitav; info ei ole kättesaadav; info ei ole säilitatud; info on kadunud; infole puudub juurepääsuõigus; info vales kanalis.
Mitteliidestatus — teisest süsteemist tuleb andmeid käsitsi üle kanda; kaks süsteemi ei suuda omavahel andmeid vahetada; ettevõte ei suuda kohaneda partneri uue infosüsteemiga.
Turvalisus — info kaob; info lekib; info varastatakse; info konfidentsiaalsus kaob.
Kontrollitavus — info tõepärasus ei ole kontrollitav.
_Kasu — infost ei ole kasu; efekt info kasutamisest on väike; Olemasolevat infot ei suudeta ära kasutada; ettevõte ei suuda oma inforessursse tõhusalt ära kasutada; info maht kasvab, kasu ei suurene.
Infohalduse tõhusus — infot ei suudeta läbi töötada; info töötlemine on aeglane; infohalduse korraldus ei vasta muutunud äriloogikale.
Käideldavus — infosüsteem on rivist väljas, ei ole kasutatav.
Kooskõlalisus — ei vasta standardile; ei vasta kokkulepetele.
Usaldatavus — info ei ole usaldatav.
Süsteemsus — info töötlemine ei ole korrastatud; dokumentatsiooni hoidmises pole korda.
Andmehõive — objektile viitamisel või objektist rääkimisel ei identifitseerita objekti täpselt; tegevusi, sündmusi, tulemusi ei dokumenteerita; töö- või tootmisprotsessi olulisi parameetreid ei registreerita; andmeid ei registreerita.
Dubleerimine ja varundamine — info on dubleeritud (kooskõlalisuse probleem); info ei ole dubleeritud (turvaprobleem); samast infost on mitu versiooni; info koopiad ei ole sünkroonis; varukoopia on liiga vana; versioonid ei ole eristatavad; info versioon ei ole tuvastatav; versioonide ajaline järgnevus ei ole tuvastatav; kasutatakse mitte kõige viimast versiooni.
Tõlgendamine — sama infot mõistetakse erinevalt; info tähendus jääb lõpuni mõistmata; info on vastuoluline; väliselt sama info kannab erinevaid tähendusi (semantiline dissonants); semantiline laialivalguvus või vastupidi - paindumatus.
Identifitseerimine — info on raskesti liigitatav; olulisel mõistel (nt “klient”) ei ole kindlat kokkulepitud sisu; objektil pole kindlat nime ega identifikaatorit; nimest on kasutusel mitu erinevat versiooni; samal objektil on mitu erinevat nime.
Kommunikatsioon — infot ei jagata; info ei liigu organisatsioonis; info filtreerub ja moondub kommunikatsiooni protsessis; vananenud infot ei kõrvaldata käibelt; info tuleb kokku koguda suurest arvust erinevatest sisendkanalist; raskus sissetuleva infovoo esmasel töötlemisel; sama info tuleb edastada suurde arvu erinevasse väljundkanalitesse.
Innovatsioon ja süsteemiarendus — info- ja IT süsteeme ei arendata; süsteemiarendus kulgeb aeglaselt; süsteemid ei anna oodatud tulemusi; uusi infokanaleid ei uurita ega rakendata; uusi infotehnoloogiaid rakendatakse vähe ja hilinemisega; liiga palju erinevaid süsteeme; süsteemid ei ole integreeritud
Infohalduse psühholoogia — infot ei väärtustata; ebameeldivat info välditakse.
Terviklik infohaldus
Infohalduse terminoloogia ja põhimõtete kohta on hea eestikeelne materjal PriceWaterhouseCoopersi 2014. a Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi tellimusel koostatud riigi infohalduse strateegia kavand.
PriceWaterhouseCoopers (2014) Dokumendihalduselt infohaldusele. Strateegia kavand.
Terviklik infohaldus on tugifunktsioon/tegevus/protsess, mis aitab toime tulla infovoogudega.
Organisatsiooni infohaldus on „katus“ sisuhaldusele (Content Management), dokumendihaldusele, infotöötlusele infosüsteemides jne.
Hästi korraldatud infohaldus on loov infohaldus, mis:
- katab/käsitleb/töötleb/filtreerib mis tahes kujul ja mis tahes allikast pärinevat ning mis tahes kanali kaudu saadud/ saadetavat informatsiooni ,
- filtreerib/korrastab/talletab ning säilitab infot ja selle konteksti lähtudes info väärtusest ja tagades selle kvaliteedi,
- eraldab, koondab, süstematiseerib ja esitab infot lähtudes konkreetsest kasutajast
Hästi korraldatud infohaldus teeb info leidmise ja kasutamise võimalikult lihtsaks ning sellega võimaldab kiiresti langetada õigeid otsuseid, kindlustades organisatsiooni i eesmärkide tõhusa ja tulemusliku täitmise.
Kuidas seda saavutada?
- määratledes, milline info on nii väärtuslik, et seda hallata
- lihtsustades info talletamist ja muutes selle võimalikult automaatseks
- tagades info säilimise nii kaua, kui seda vajatakse
- tagades kontekstiinfo säilimise ja sidumise (metaandmed, kirjeldused jms)
- vähendades struktureerimata infot struktureeritud info kasuks
- vähendades traditsiooniliste dokumentide hulka
- tagades tõendamisega seotud riskide maandamise IT süsteemide andmete abil
- mõeldes ka inimeste teadmistes ja kogemustes talletatud info säilimisele/kasutamisele.
Praktilisi võtteid infohalduse parendamiseks
help_circleDokumentide arvu vähendamine. Mõelge mõnele oma projektile või korduvale toimingule. Loendage dokumendid, mis selles tekivad. Kas dokumentide arvu saaks vähendada (võib-olla lähedase funktsiooniga dokumente ühitades või mõnda isegi ära jättes), ilma, et töö kvaliteet kannataks?
help_circleTeabe prioritiseerimine. Loetlege kümmekond dokumendi- või teabetüüpi, millega tööl kokku puutute. Prioritiseerige need dokumenditüübid. Leidke 2-3 kõige tähtsamat, olgu need kategooria A; määrake kategooria B (olulised) ja C (väheolulised) dokumendi.
help_circleE-posti asendamine efektiivsema kanaliga. Mõned IT idufirmad on loobunud e-posti kasutamiseks organisatsiooni sisesuhtluses, väites, et e-post on ebaefektiivne. Selle asemel kasutatakse Slack-i vm vahendeid. Kas teie organisatsioonis kasutatakse palju e-posti? Kas osa e-postiga vahetatavast teabest võiks käia mõne teise kanali kaudu?
help_circleFailinimede süsteem. Kas teie organisatsioonis hoitakse teavet failidena? Koostage põhimõtete süsteem failinimede valikuks.
help_circleKaustade süsteem. Teie organisatsioon tegeleb projektidega? Koostage kaustade tüüpskeem projektidokumentatsiooni hoidmiseks.
Kanalistrateegia
help_circleEttevõte võib suhelda klientidega mitmete kanalite kaudu (üks või mitu erinevat veebiliidest, e-post, sotsiaalmeedia, trükimeedia jne). Kas peaks olema nn "kanalistrateegia" ja mida see peaks sisaldama?
Bang et al (2013) Channel capabilities, product characteristics, and the impacts of mobile channel introduction. Journal of Management Information Systems.
Artiklis konstrueeritakse loogiline ja lihtne mudel, mille abil uuritakse tarbija käitumist online- ja mobiilikanali vahel valimisel. Tehingu või ostu ajakriitilisus, tooteteabe intensiivsus. Kanalikonflikt, kanalikannibalism. Viited varasematele uuringutele.
help_circleMilliseid infoallikaid ja millises proportsioonis tuleks kasutada, et IT arengutega kursis olla?
help_circleKas kasutad Twitterit? Kui kasutaksid, siis mis põhimõtte või -mõtete järgi võiks valida jälgitavad isikud?
Personaalne infostrateegia (näide)
| infoallikas v- kanal | kasutamine |
|---|---|
| Hacker News | oluline, tihe |
| IT blogid | oluline, tihe (HN ja Google kaudu) |
| TLÜ/EBS artiklibaasid | kasulik, aeg-ajalt |
| Twitter (arvamusliidrid) | võiks rohkem, ei jõua |
| inimkontaktid | |
| - kolleegid | oluline, võiks rohkem? |
| - tudengid | oluline |
| raamatud | ei jõua |
| firma koolitused | ei osale |
| konverentsid | oluline |
| IT videod | oluline, nt GOTO konverentside videod, võiks rohkem |
| töö ise | oluline |
| - ise kirjutamine | oluline |
| - ise blogimine | peaks, ei jõua |
| äriajakirjandus (Eesti) | ei |
| IT veebiväljaanded | ei jõua |
| DevClub, Meetups jms | oleks oluline |
Sisustrateegia
Sisustrateegia (Content Strategy) puhul on küsimus, kas see on üldse IT teema. Teemad ja mikroteemad, žanrid, erinevatele sihtrühmadele suunatud žanrikogumid, kooskõlalised, stiililiselt ühtsed sõnumid üle erinevate platvormide ja kanalite, mitmeplatvormiline sisutootmine…
Kokkuvõte
Infohalduse eesmärkideks on tööprotsesside varustamine infoga, lõppkokkuvõttes konkurentsieelise loomine (infoeelise läbi), infovarade parem ärakasutamine.
Infohaldust mõistame organisatsioonilises kontekstis.
Infohaldus ja infosüsteemid on pidevas arengus—nõuavad järjepidevat ja süstemaatilist arendus- ja korrashoiutööd.
Infohaldust ettevõtte võib jagada laias laastus kaheks: süsteemne (infosüsteemides toimuv) ja nn. mittesüsteemne. Mõistet “infosüsteem” kasutatakse mitmes tähenduses, sageli tuleb süsteemi piire ja olemust täpsustada.
Infohalduse süsteemne korraldamine on vajalik ja aktuaalne, kuid nõuab tähelepanu ja teadmisi.
IT abil on võimalik paljud infooperatsioonid täielikult automatiseerida, otsinguajad on võimalik viia nulli jne.